Wzór pisma do wspólnoty mieszkaniowej o remont: krok po kroku jak napisać
Komunikacja z zarządem wspólnoty mieszkaniowej bywa wyzwaniem, często porównywalnym do labiryntu pełnego niejasnych ścieżek i formalności. Jednym z częstszych powodów, dla których lokatorzy sięgają po pióro (lub klawiaturę), jest potrzeba zgłoszenia planowanego remontu lub konieczność przeprowadzenia naprawy elementu wspólnego. Właśnie w takich momentach kluczowe staje się dobrze przygotowane pismo do wspólnoty mieszkaniowej o remont, które jest skróconą odpowiedzią na zagadnienie "Pismo do wspólnoty mieszkaniowej o remont wzór". Nawet jeśli gotowy wzór takiego pisma nie jest dostępny, jego samodzielne stworzenie w oparciu o sprawdzone zasady to pierwszy krok do skutecznego rozwiązania sprawy. Przygotujmy się więc na eksplorację meandrów formalnej komunikacji, by nasze podanie zostało nie tylko zauważone, ale przede wszystkim pozytywnie rozpatrzone.
| Aspekt Komunikacji / Wniosku | Szacowana Częstotliwość (Przybliżona analiza scenariuszy) | Wpływ na Proces Rozpatrywania |
|---|---|---|
| Brak precyzyjnego określenia sprawy w temacie pisma | Ok. 30-40% wniosków (analiza potencjalnych pomyłek) | Znacząco wydłuża czas wstępnej analizy przez zarząd/zarządcę, ryzyko przeoczenia lub umieszczenia wniosku w niewłaściwej kategorii. |
| Brak załączników (np. rysunków, zdjęć, kosztorysu) przy skomplikowanych remontach | Ok. 50-60% wniosków (ocena częstotliwości błędów formalnych) | Wymaga dodatkowych zapytań ze strony zarządu, spowalnia podejmowanie decyzji, obniża wiarygodność wniosku. |
| Prośba o remont elementu wymagającego uchwały bez podania argumentów za akceptacją przez innych członków | Ok. 20-30% wniosków (często mieszkańcy nie znają proceudr) | Zmniejsza szanse na szybkie umieszczenie sprawy w porządku obrad lub efektywne przeprowadzenie głosowania. Wniosek staje się problemem zarządu do "rozwiązania" a nie gotową propozycją. |
| Termin rozpatrzenia wniosku (od formalnego wpływu do pierwszej reakcji zarządu) | Zwykle 7-30 dni (na podstawie obserwacji rynkowych i dobrych praktyk) | Zależy od pilności sprawy, kompletności wniosku i aktualnego obłożenia pracą zarządu/zarządcy. Dobra jakość pisma przyspiesza ten etap. |
| Szansa pozytywnego rozpatrzenia wniosku o remont elementów wspólnych (bez wad formalnych i merytorycznych) | Szacuje się na 70-90% (przy spełnieniu wymogów prawnych i akceptacji współwłaścicieli) | Wysoka, pod warunkiem, że wniosek jest zasadny, zgodny z prawem i nie narusza interesów pozostałych właścicieli lokali. Kluczowa jest precyzja i kompletność dokumentacji. |
Kiedy wymagana jest zgoda wspólnoty na remont?
Granica między remontem wewnątrz lokalu, który możemy przeprowadzić bez informowania kogokolwiek, a pracami wymagającymi formalnej zgody wspólnoty mieszkaniowej, bywa często źródłem nieporozumień i sąsiedzkich sporów. Zasadniczo, wszelkie działania ingerujące w elementy konstrukcyjne budynku, instalacje wspólne, fasadę, dach, klatki schodowe, czy zmieniające zewnętrzny wygląd obiektu, stanowią przedmioty współwłasności wszystkich członków wspólnoty i jako takie podlegają reżimowi formalnych zgód. Mowa tu o pracach, które wykraczają poza zwykłe "odświeżenie" własnego M. Pomyślmy o standardowej wymianie okien. Choć wydaje się to pracą w obrębie własnego lokalu, okna stanowią część elewacji budynku i wpływają na jego estetykę oraz parametry termiczne całego obiektu. Dlatego też wymiana okien, w szczególności na inny typ lub kolor, prawie zawsze wymaga zgody wspólnoty. Podobnie montaż klimatyzatora na fasadzie – zmienia wygląd budynku i wymaga ingerencji w strukturę ściany zewnętrznej, będącą częścią wspólną. Zgoda jest niezbędna. A co z balkonami? Remont balkonu, zwłaszcza płyty balkonowej czy balustrady, dotyczy elementu ściśle związanego z bryłą budynku i często (choć bywa to różnie interpretowane) uznawanego w całości lub części za element wspólny lub przynajmniej element, którego remont wpływa na bezpieczeństwo i estetykę całej konstrukcji. Przykładowo, hydroizolacja płyty balkonowej zabezpiecza nie tylko nasz balkon, ale i lokal poniżej, a odpadający tynk czy balustrada stanowi zagrożenie dla przechodniów i sąsiadów. Tu zgoda jest wysoce prawdopodobnie wymagana, a nawet prace mogą być inicjowane przez wspólnotę jako remont części wspólnej. Kluczowe jest rozróżnienie między "remontem w lokalu" a "remontem części wspólnych". Malowanie ścian, wymiana podłogi, montaż nowej wanny, czy przestawianie ścianek działowych (nie nośnych!) wewnątrz własnego mieszkania, zazwyczaj nie wymaga zgody wspólnoty. Są to działania podejmowane w ramach przysługującego prawa własności, w obszarze nie mającym bezpośredniego wpływu na resztę budynku czy prawa innych właścicieli. Wyjątkiem mogłaby być sytuacja, gdy prace te generują nadmierny hałas przez długi czas lub używane materiały stwarzają zagrożenie, ale to kwestia regulaminu porządku domowego, nie zgody na sam remont. Sytuacja staje się bardziej złożona przy pracach w instalacjach – wodno-kanalizacyjnych, centralnego ogrzewania, elektrycznych, gazowych. Jeśli remont dotyczy pionów (czyli rur przechodzących przez stropy, obsługujących więcej niż jeden lokal), są to bezsprzecznie części wspólne i wszelka ingerencja w nie wymaga zgody wspólnoty, a często musi być przeprowadzana przez uprawnionych specjalistów z odpowiednimi protokołami. Przykładowo, koszt wymiany jednego pionu wodnego dla 4-5 pięter to koszt rzędu 10 000 - 20 000 PLN, co uzmysławia skalę prac podlegających kontroli. Wymiana grzejnika w mieszkaniu, jeśli wiąże się z odcięciem pionu CO dla innych lokali, również musi być skoordynowana ze wspólnotą, nawet jeśli sam grzejnik bywa interpretowany jako element lokalu. Ingerencja w ściany nośne to kategoria sama w sobie – zawsze wymaga nie tylko zgody wspólnoty, ale i pozwolenia na budowę oraz projektu sporządzonego przez uprawnionego konstruktora. Wyburzenie ściany nośnej bez odpowiednich procedur to igranie z ogniem, grożące katastrofą budowlaną. Studium przypadku: W jednym z budynków, lokator zlekceważył procedury, usuwając fragment ściany nośnej. Doprowadziło to do pojawienia się rys w lokalach powyżej, co zmusiło wspólnotę do przeprowadzenia kosztownych ekspertyz i prac zabezpieczających, oczywiście na koszt lokatora, który dodatkowo naraził się na kary finansowe i odpowiedzialność prawną. Całkowity koszt napraw i ekspertyz przekroczył 50 000 PLN. Zgoda wspólnoty jest również potrzebna na zmiany w sposobie użytkowania lokalu, jeśli mają one wpływ na nieruchomość wspólną (np. przekształcenie lokalu mieszkalnego na usługowy wiąże się z większym ruchem na klatce schodowej czy zmianami w zużyciu mediów) lub wymagają prac w częściach wspólnych. Takie działania często wymagają zmiany przeznaczenia lokalu, co jest już procedurą administracyjną, ale wymaga uprzedniej zgody wspólnoty. Nawet montaż krat w oknach parteru, choć poprawia bezpieczeństwo pojedynczego lokalu, zmienia wygląd fasady i może wymagać zgody. Należy zawsze pamiętać o dwóch poziomach decyzyjnych we wspólnocie: zarząd (zarządca) oraz ogół właścicieli (uchwała). Proste sprawy, np. estetyczne poprawki na elewacji w ramach ustalonych przez wspólnotę standardów, często rozpatruje sam zarząd. Natomiast poważniejsze ingerencje, wpływające na strukturę, bezpieczeństwo, czy znacząco zmieniające wygląd budynku, najczęściej wymagają uchwały wszystkich właścicieli. Zgoda zarządu to jedno, ale zgoda większości (liczonej udziałami w nieruchomości wspólnej) może być konieczna. Zasięgnięcie informacji u zarządcy przed podjęciem prac pozwoli uniknąć kosztownych pomyłek. Standardowe prace malarskie na klatce schodowej (część wspólna) kosztują około 20-30 PLN za metr kwadratowy powierzchni ścian i sufitów, co dla typowej klatki w czteropiętrowym bloku (ok. 300-400 mkw) oznacza wydatek rzędu 6000-12000 PLN, decyzja o takim remoncie leży w kompetencji zarządu. Podsumowując, zawsze, gdy planowany remont wykracza poza "cztery ściany" naszego lokalu w sensie fizycznym i funkcjonalnym, tzn. dotyczy elewacji, konstrukcji, instalacji wspólnych, dachu, balkonu (choć to bywa sporne), lub znacząco wpływa na wygląd zewnętrzny, wymagana jest formalna zgoda wspólnoty. Warto zapytać zarządcę o interpretację przepisów wewnętrznych wspólnoty (jeśli istnieją) oraz o dotychczasową praktykę. Lepsze to niż postawienie innych właścicieli przed faktem dokonanym i ryzyko nakazu przywrócenia stanu poprzedniego, co bywa dotkliwie kosztowne.Co powinno zawierać podanie o remont do wspólnoty mieszkaniowej?
Przygotowanie formalnego podania lub pisma do wspólnoty mieszkaniowej wymaga systematycznego podejścia. Chociaż, jak już wspomniano, nie ma jednego, sztywno określonego prawem wzoru (zwłaszcza dla mniejszych wspólnot bez osobowości prawnej), opieranie się na sprawdzonych elementach zwiększa szansę na jego szybkie i pozytywne rozpatrzenie. W istocie, klucz tkwi w dostarczeniu zarządowi wszystkich niezbędnych informacji w klarowny sposób. Pomyślmy o tym, jak o zaprezentowaniu swojego "projektu" decydentom, którzy mają ograniczone zasoby czasowe i muszą zrozumieć, o co nam chodzi, bez konieczności dodatkowych dochodzeń. Każde pismo do wspólnoty powinno zacząć się od podstawowych danych identyfikacyjnych. Kto pisze? Do kogo pisze? Gdzie pisze? Musi pojawić się miejscowość i data sporządzenia dokumentu. Niezbędne jest pełne imię i nazwisko właściciela lokalu (lub kilku właścicieli, jeśli pismo składają wspólnie), adres lokalu, którego dotyczy sprawa, a także dane kontaktowe – numer telefonu i/lub adres e-mail. To absolutna podstawa, bez której zarządca nie wie, kto składa wniosek i jak się z nim skontaktować. Kolejny element to precyzyjne określenie adresata. Zazwyczaj jest to "Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej przy ulicy [adres]". Jeśli wspólnota ma powierzone zarządzanie profesjonalnemu zarządcy, można adresować pismo bezpośrednio do firmy zarządzającej, podając jej pełną nazwę i adres siedziby. Upewnijmy się, kto w naszej wspólnocie odpowiada za przyjmowanie formalnych pism. Czasami zarządca ma ustaloną skrzynkę podawczą lub dedykowany adres e-mail dla tego typu korespondencji. Kluczowy dla skuteczności jest temat pisma, czyli jego tytuł. Powinien być zwięzły, ale maksymalnie informatywny. Zamiast "Prośba o remont", lepiej napisać "Wniosek o wyrażenie zgody na montaż klimatyzatora na elewacji w lokalu nr [numer lokalu]" lub "Zgłoszenie awarii pionu kanalizacyjnego na wysokości lokalu nr [numer lokalu]". Dobrze sformułowany temat od razu wskazuje, z jaką sprawą zarząd ma do czynienia i przyspiesza skierowanie jej do właściwej osoby czy działu. Właściwa treść podania to serce dokumentu. Tu należy jasno i precyzyjnie opisać, o co wnosimy. W przypadku wniosku o zgodę na remont, musimy szczegółowo opisać zakres planowanych prac. Co dokładnie chcemy zrobić? W którym miejscu? Dlaczego? Jakich materiałów użyć (jeśli ma to znaczenie dla estetyki lub bezpieczeństwa)? Kiedy planujemy przeprowadzić remont i jak długo ma potrwać? Na przykład, wniosek o zgodę na wymianę drzwi wejściowych do lokalu (często są standardowe dla całego pionu i stanowią element wizualny klatki/korytarza) powinien określać, na jaki model drzwi chcemy je wymienić, jaki kolor, materiał. Jeśli są to drzwi antywłamaniowe o specyficznych parametrach, warto to zaznaczyć. Podanie dotyczące modernizacji balkonu powinno wskazać zakres prac: naprawa posadzki (jaka technologia?), wymiana balustrady (na jaką?), malowanie (jaki kolor?). Precyzja pozwala zarządowi ocenić, czy prace wymagają tylko zgody zarządu, czy uchwały, czy może ekspertyzy technicznej. Nie bójmy się podać dodatkowych argumentów przemawiających za naszą prośbą, o ile są rzeczowe i związane z dobrem wspólnym lub uniknięciem problemów. Planując montaż klimatyzacji, można np. wspomnieć o nowoczesnym, cichym agregacie, spełniającym normy hałasu, oraz o estetycznej obudowie lub umieszczeniu go w miejscu mało widocznym. Zgłaszając konieczność naprawy przeciekającego dachu nad naszym lokalem, podkreślmy, że dalsze zwlekanie może doprowadzić do poważniejszego uszkodzenia konstrukcji, co zwiększy koszty remontu dla całej wspólnoty. Do podania warto dołączyć załączniki, które w sposób wizualny lub techniczny uzupełnią opis. Rysunek z naniesionym miejscem planowanych prac (np. na rzucie kondygnacji lub zdjęciu fasady), zdjęcie elementu wymagającego naprawy, karta techniczna proponowanego materiału (np. okna, drzwi, agregatu klimatyzacji), wstępny kosztorys prac – to wszystko pomoże zarządowi podjąć świadomą decyzję. Prosząc o zgodę na wymianę starego, zdezelowanego okna na nowe, energooszczędne o wymiarze np. 150 cm x 150 cm, dołącz zdjęcie starego okna i folder nowego – wizualizacja bywa potężnym narzędziem perswazji. Na końcu pisma należy sformułować jasną prośbę, np. "Zwracam się z prośbą o wyrażenie zgody na przeprowadzenie opisanych powyżej prac remontowych." lub "Proszę o niezwłoczne podjęcie działań zmierzających do usunięcia zgłoszonej awarii.". Pismo powinno być własnoręcznie podpisane przez wnioskodawcę (wnioskodawców). Jeśli wysyłamy je pocztą, warto zrobić to listem poleconym za potwierdzeniem odbioru – mamy wówczas dowód nadania i doręczenia, co jest ważne w przypadku późniejszych sporów. W przypadku zgłoszenia e-mailowego do zarządcy, upewnijmy się, że jest to akceptowana przez niego forma i czy potwierdza on odbiór wiadomości. Podsumowując, skuteczne podanie do wspólnoty w sprawie remontu powinno zawierać: pełne dane wnioskodawcy (imię, nazwisko, adres lokalu, kontakt), dane adresata (zarząd/zarządca, adres), datę i miejsce, jasny i precyzyjny temat, szczegółowy opis planowanych prac lub zgłaszanej awarii, ewentualne uzasadnienie i argumenty, załączniki (jeśli są potrzebne) oraz sformułowaną prośbę i własnoręczny podpis. Pamiętajmy, że każdy szczegół ma znaczenie, bo pomaga zarządowi w szybkiej ocenie sytuacji.Jak napisać skuteczne pismo w sprawie remontu do wspólnoty?
Pisanie do wspólnoty, zwłaszcza w sprawie remontu, to nie tylko kwestia formalności, ale sztuka efektywnej komunikacji, której celem jest uzyskanie pożądanego efektu – zgody, działania czy informacji. Skuteczne pismo jest jak dobrze wynegocjowany kompromis na papierze – z jednej strony prezentuje naszą potrzebę, z drugiej uwzględnia perspektywę i obowiązki zarządu oraz innych właścicieli. To, jak skonstruujemy nasze podanie, ma bezpośredni wpływ na czas i sposób jego rozpatrzenia. Zatem, jak sprawić, by nasze pismo w sprawie remontu wyróżniało się pozytywnie i osiągnęło swój cel? Po pierwsze, kluczowa jest wspomniana już wcześniej precyzja i klarowność. Zarządcy otrzymują wiele pism i zapytań. Dokument, który od razu podaje sedno sprawy, jest o wiele łatwiejszy i szybszy w obsłudze. Używajmy prostego, zrozumiałego języka, unikajmy skomplikowanego żargonu prawniczego czy technicznego, chyba że jest to absolutnie niezbędne i potrafimy go poprawnie zastosować. Zamiast "zamierzam dokonać perturbacji w zakresie struktury elewacji poprzez insercję nowego komponentu okiennego o odmiennym współczynniku przenikania ciepła i zmienionej ramie wizualnej", napiszmy "proszę o zgodę na wymianę okna w pokoju [nazwa/numer] na nowe, energooszczędne, o parametrach zbliżonych do standardów budynku i w kolorze dopasowanym do istniejącej stolarki". To drugie zdanie jest jasne, konkretne i od razu zrozumiałe. Poprawność formalna to kolejny filar skutecznego pisma. Mamy już podstawowe elementy: dane adresata i nadawcy, data, miejsce, precyzyjny temat. Ale chodzi również o styl. Zachowajmy formalny, uprzejmy ton, nawet jeśli czujemy frustrację spowodowaną opieszałością lub wcześniejszymi doświadczeniami. Pismo to nie miejsce na wylewanie żalu czy oskarżenia. Skoncentrujmy się na faktach, potrzebach i proponowanych rozwiązaniach. Ton agresywny czy roszczeniowy może odnieść skutek odwrotny od zamierzonego, stawiając zarząd w pozycji obronnej. Ton ekspercki, oparty na danych (np. podanie norm technicznych, uzasadnienie wyboru materiałów), bywa o wiele bardziej przekonujący. Pomyślmy o zarządzie jak o partnerze w rozwiązaniu problemu, nie przeciwniku. Zwięzłość jest cnotą. Nikt nie ma czasu na czytanie wielostronicowych epistołów, które łatwo mogą zatuszować najważniejsze informacje. Po przedstawieniu niezbędnych danych i opisu, przejdźmy do meritum. Cztery zdania na akapit to dobre ćwiczenie w kondensacji treści. Jeśli sprawa jest złożona i wymaga rozbudowanego opisu, podzielmy pismo na sekcje z podtytułami (np. "Opis planowanych prac", "Uzasadnienie", "Załączniki"). To ułatwi lekturę i nawigację po dokumencie. Długie, zawiłe zdania też utrudniają zrozumienie. Starajmy się, by każde zdanie niosło ze sobą konkretną informację, "lanie wody" jest tu niewskazane. Dodawanie załączników do pismo o remont to często niezbędny krok w kierunku jego skuteczności. Zdjęcia miejsca, którego dotyczy remont (np. pęknięcia na balkonie, stan elewacji, gdzie ma wisieć klimatyzator), rysunki techniczne, projekty (zwłaszcza przy ingerencji w elementy konstrukcyjne czy instalacje), specyfikacje techniczne urządzeń (np. poziom hałasu agregatu klimatyzacji, klasa okna), a także zgody wymagane przepisami (np. pozwolenie na budowę, jeśli jest wymagane) – wszystko to świadczy o naszym profesjonalizmie i pozwala zarządowi dokładnie ocenić sytuację. Nie zaszkodzi również dołączyć prostego szkicu pokazującego np. lokalizację nowej szafki licznikowej czy miejsce przebicia w ścianie wspólnej pod okablowanie. Warto zastanowić się nad strategicznym podejściem. Czasami, przed złożeniem formalnego pisma, warto przeprowadzić wstępną rozmowę z zarządcą lub członkiem zarządu. Przedstawienie sprawy nieformalnie pozwoli na wstępne rozpoznanie terenu, zrozumienie potencjalnych obaw i wymagań, a także upewnienie się, że nasze plany są w ogóle możliwe do realizacji z punktu widzenia prawa i możliwości technicznych budynku. Taka rozmowa może ukierunkować sposób sformułowania formalnego wniosku, by od razu uwzględnić zgłoszone przez zarząd uwagi. Pismo może wtedy odnieść się do ustaleń wstępnych ("Kontynuując naszą rozmowę z dnia..."). Przykład z życia wzięty: Pan Kowalski chciał zamontować na balkonie markizę, która estetycznie odbiegała od wyglądu innych osłon. Jego pierwsze pismo było krótkie i nieprecyzyjne. Zarząd odmówił. W drugim podejściu Pan Kowalski dołączył zdjęcia markizy, jej karty technicznej, a także zapewnił, że kolor zostanie dostosowany do reszty fasady, proponując konkretne odcienie z palety RAL. Dołączył też małą symulację graficzną pokazującą, jak markiza będzie wyglądać z zewnątrz. To kompletne, dobrze uzasadnione podanie (również wspierające argument, że markiza poprawi komfort termiczny lokalu, potencjalnie zmniejszając zużycie energii - benefit dla wspólnoty w szerszym kontekście) zostało szybko rozpatrzone pozytywnie. Widać więc, że jakość pisma ma znaczenie. Niezależnie od tego, czy wnosimy o banalną sprawę, czy o skomplikowany remont, postarajmy się, by nasze pismo było naszą wizytówką jako odpowiedzialnego i myślącego właściciela lokalu. Czystość, brak błędów ortograficznych i gramatycznych, logiczna struktura – to wszystko buduje pozytywny obraz wnioskodawcy. Formalne pismo to nie czat na portalu społecznościowym, to dokument, który trafi do oficjalnej dokumentacji wspólnoty i na jego podstawie będą podejmowane decyzje. Inwestycja w jego jakość to inwestycja w sprawność załatwienia naszej sprawy. Skuteczność pismo w sprawie remontu do wspólnoty zależy w dużej mierze od naszej staranności w jego przygotowaniu.Nieformalne struktury decyzyjne i brak ściśle określonych w przepisach terminów dotyczących rozpatrywania wszelkich pism to często spotykana rzeczywistość w wielu wspólnotach mieszkaniowych, zwłaszcza tych zarządzanych przez zewnętrznych zarządców, ale nie posiadających osobowości prawnej (większość z nich tak działa). Choć teoretycznie zarządca nie jest zobligowany do odpowiadania na każde zapytanie właściciela (wyjątkiem jest obowiązek informacyjny wynikający z ustawy), w praktyce dbanie o płynną komunikację leży w interesie zarówno zarządu, jak i właścicieli. Składając formalne pismo, uruchamiamy jednak pewien proces, który, mimo braku sztywnych ram prawnych, posiada swoje zwyczajowe etapy.
Pierwszym krokiem jest składanie podania. Jak już mówiliśmy, formy mogą być różne: list polecony z potwierdzeniem odbioru na adres zarządcy lub siedziby wspólnoty (jeśli jest), dostarczenie osobiste za potwierdzeniem odbioru (prosimy o pieczątkę i podpis na kopii), czy też, w coraz szerszym zakresie, droga elektroniczna, np. na oficjalny adres e-mail zarządcy. Warto wcześniej ustalić z zarządcą preferowaną i akceptowaną formę dostarczania formalnej korespondencji. Choć e-mail może być szybszy, to forma pisemna, potwierdzona urzędowo, daje nam większą pewność co do faktu i daty doręczenia.
Po otrzymaniu pismo, zarządca lub członkowie zarządu dokonują jego wstępnej analizy. Oceniają, czego dotyczy wniosek, czy jest kompletny formalnie (czy są wszystkie dane, podpis) i merytorycznie (czy są niezbędne opisy, załączniki). To etap, na którym jakość przygotowania podania nabiera szczególnego znaczenia. Niekompletny lub niejasny wniosek może trafić na "półkę" w oczekiwaniu na uzupełnienie informacji lub zostanie odrzucony formalnie z prośbą o ponowne, kompletne zgłoszenie.
Następnie następuje ocena merytoryczna wniosku o remont. Zarząd (samodzielnie lub z pomocą zarządcy) analizuje, czy planowane prace dotyczą części wspólnej, czy wymagają zgody, a jeśli tak, to jakiego rodzaju (zarząd czy uchwała właścicieli). W przypadku prac budowlanych, może być konieczna weryfikacja zgodności z prawem budowlanym, MPZP, czy innymi przepisami. Czasami potrzebne jest zasięgnięcie opinii specjalistów (np. konstruktora, jeśli planujemy prace przy ścianach nośnych) lub prawnika.
Jeśli wniosek dotyczy drobnych prac w częściach wspólnych lub wpływa na estetykę w stopniu niewielkim i w ramach wcześniej przyjętych standardów, decyzję może podjąć sam zarząd. Nie ma tu ścisłego terminu ustawowego na odpowiedź, ale dobrą praktyką jest udzielenie odpowiedzi w ciągu 14-30 dni. W praktyce zależy to od organizacji pracy zarządu i złożoności sprawy. Prośba o wymianę zamka w drzwiach do komórki lokatorskiej na klucze systemowe zarząd rozpatrzy zapewne szybciej niż wniosek o wyburzenie ściany.
W przypadku remontów wymagających uchwały właścicieli, procedura jest bardziej skomplikowana i czasochłonna. Wniosek musi zostać włączony do porządku obrad zebrania właścicieli (organizowanego raz w roku, ale możliwe są też zebrania nadzwyczajne) lub sprawa musi zostać poddana pod głosowanie w trybie indywidualnego zbierania głosów (tzw. obiegówka). Obiegówka może trwać tygodniami lub miesiącami, zależnie od sprawności zarządu w dotarciu do wszystkich właścicieli. Decyzja zapada większością głosów liczonych według udziałów, chyba że w umowie wspólnoty ustalono inny sposób.
Po podjęciu decyzji (czy to przez zarząd, czy w drodze uchwały) zarząd informuje wnioskodawcę o rozstrzygnięciu. Odpowiedź powinna być udzielona w formie pisemnej. Jeśli wniosek został zaakceptowany, mogą być określone dodatkowe warunki realizacji prac (np. godziny wykonywania prac głośnych, obowiązek zabezpieczenia klatki schodowej, przedstawienie harmonogramu). Jeśli wniosek został odrzucony, zarząd powinien (choć nie zawsze jest to prawny obowiązek poza uzasadnieniem uchwały) wskazać przyczynę odmowy. Na przykład, koszt remontu elewacji (części wspólnej) segmentu o powierzchni 200 m kw. metodą ocieplenia może wynieść 250-350 PLN/m kw, czyli ok. 50 000-70 000 PLN. Decyzja o takim wydatku prawie na pewno wymaga uchwały, a zgoda pojedynczego właściciela na zmianę okna, które będzie ingerowało w elewację, będzie elementem większej polityki zarządu dotyczącej wyglądu fasady.
Co, jeśli mimo złożenia kompletnego i jasnego pisma, brakuje odpowiedzi przez dłuższy czas (np. ponad 30-60 dni, zależnie od złożoności sprawy)? Warto wysłać pisemne ponaglenie, również listem poleconym. Można też spróbować skontaktować się telefonicznie z zarządcą, pytając o status sprawy, ale forma pisemna daje większą moc dowodową. Dalsze kroki mogą obejmować formalne wezwanie do udzielenia informacji, a w ostateczności, w przypadku rażącej zwłoki lub odmowy bez uzasadnienia dotyczącej kwestii, które powinny być rozpatrzone (np. awaria części wspólnej), możliwe jest rozważenie kroków prawnych, np. zaskarżenia bezczynności lub uchwały (jeśli zapadła negatywna) do sądu. Pamiętajmy jednak, że droga sądowa jest ostatecznością i jest czasochłonna i kosztowna. Budowanie dobrych relacji i skuteczna komunikacja zazwyczaj są lepszym rozwiązaniem. Procedura składania i rozpatrywania wniosku o remont przez wspólnotę bywa zatem bardziej oparta na dobrej woli i sprawności działania zarządu niż na sztywnych ramach czasowych, dlatego tak ważne jest dostarczenie im wszelkich narzędzi (czytaj: kompletnie i jasno napisane pismo) do szybkiej decyzji.